採用時の提出書類

 従業員が入社するときには、従業員に提出してもらう書類がいくつかあります。

 採用をスムーズに行うため、また、雇入れの際のトラブルを防ぐために、就業規則等に採用時の提出書類を定めておく必要があります。

 採用時に必要な提出する書類は次のようなものがあります。

・履歴書  
  採用の応募時に提出している場合は不要。
・職務経歴書 
・卒業証明書
  学歴確認のため
労働契約書
誓約書
  法的に義務付けられた書面ではありません。
  労働契約の本質上当然として発生する社員の「誠実義務」「守秘義務」を促し、心理的効果をねらう意味があります。
身元保証書
・住民票記載事項証明書  
  採用にあたって戸籍謄本・抄本、住民票の提出を求めることは、人権上問題があります。
・家族調書(または扶養家族申請書)
・源泉徴収票(入社の年に給与所得のあった者)
  年末調整のために必要。
  当年内の再就職のときは、前の職場で発行してもらったものを提出(年を越して入社する場合は、提出しなくてOK)
・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  給与支払時の源泉所得税額を割り出すための書類です。
  税金、社会保険の手続き、諸手当計算などのために必要です。 
  対象者  全員(扶養家族がいる人はもちろん、扶養家族がいない人も提出)
・給与支払報告・特別徴収にかかる給与所得者異動届
  前勤務先が発行
  前の会社を退職する際に、本人が納めるべき住民税を一括徴収し市区町村へ納入していない場合には、引き続き住民税の残高を、新たに採用した会社で特別徴収することができます。
・資格免許証・資格関連書類など会社が求めたもの    
  自動車運転免許証など業務等を行うために必要な資格免許を確認します。       
  不正防止の観点から現物を確認した後、コピーでの提出が望ましいです。    
  対象者  資格免許等が必要な業務などを行う人a0960_006686
・現住所から会社までの通勤方法及び略図
  通勤経路は、労災事故の通勤事故の判定の際に参考資料となります。
給与振込口座申請書
個人番号カード表裏面の写し又は通知カードの写し及び当該通知カードに記載された事項がその者に係るものであることを証するものとして行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」という。)施行規則で定める書類(ただし、対面で本人確認を行う場合は原本を提示する。)
・年金手帳(既に交付されている者)
・雇用保険被保険者証(前職のある者)
・健康診断書
  健康診断を受けてから3ヵ月以内に雇い入れるときはその証明で代替できます。

 

 就業規則等に採用時の提出書類を定めるにあたり、提出期限を過ぎても提出しない者に対する処分方法についても定めておくことで、確実な提出を促すことが可能となります。

 採用時の提出書類を提出しないことは、合理的な解雇理由として認められています。

 

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